Cómo elaborar propuestas y contratos de techos residenciales con clientes

Ah, papeleo. Es uno de esos «males necesarios» que todo empresario necesita, pero que tiende a postergar o ignorar por completo.

¿El papeleo lo deprimió? ¡Usted no está solo y la ayuda está aquí!

En el negocio de techos, un acuerdo o contrato entre el contratista y el cliente es tan esencial para su protección y seguridad personal como un casco y un arnés de techo.

Este artículo explorará las razones. También le explicaremos la diferencia entre una propuesta y un contrato, y luego le ofreceremos algunos consejos sobre cómo crear tanto para usted como para sus clientes.

A los efectos de esta discusión sobre la elaboración de un contrato entre el contratista y el cliente, los términos «contrato» y «acuerdo» se utilizarán indistintamente; pero tenga en cuenta que la misma palabra «contrato» tiende a ser percibida como un poco más oficial o con mayor peso legal.

Además, los contratos se consideran en la mayoría de los casos como documentos escritos, mientras que los acuerdos se consideran como consentimientos verbales; sin embargo, ambos pueden existir en cualquiera de los dos formatos.

Aunque estos matices son interesantes, es mucho más importante reconocer las grandes diferencias entre una propuesta y un contrato o acuerdo. Así que, empecemos por ahí.

¿Cuál es la diferencia entre una propuesta y un contrato?

En pocas palabras, una propuesta es una pieza de marketing que sugiere a un prospecto todo lo que usted puede hacer por cuánto.

Un contrato es un documento legal que confirma con un cliente exactamente lo que se hará, cuándo y por cuánto. Piense: Las PROpuestas son para los PROSpectos; Los CONtratos son para los CONtratistas.

La siguiente tabla muestra de un vistazo 10 diferencias principales entre una propuesta y un contrato. Como usted puede ver claramente, las diferencias están en extremos opuestos.

Como discutimos en un artículo  anterior, se recomienda a los propietarios de viviendas que se pongan en contacto con tres a cinco contratistas de techos para obtener cotizaciones antes de seleccionar uno. Por lo tanto, para obtener el trabajo, usted y su propuesta deben destacarse de la competencia.

He aquí cómo.

Cómo crear una propuesta ganadora para los propietarios de viviendas

Ya sea que esté reemplazando un techo, construyendo una propuesta de ventas o desarrollando una relación  contratista-cliente, usted tiene que incorporar calidad en cada paso del proceso.

Esto comienza con su primer contacto, su presentación de ventas y la propuesta resultante.

Ya hemos hablado anteriormente de la importancia de la primera impresión. También ofrecimos nuestras recomendaciones para presentaciones de ventas efectivas.

Antes de escribir su propuesta, usted ya habrá superado con éxito esa importante etapa de presentación de ventas.

Después de su presentación de ventas, usted debe enviar a sus prospectos un correo electrónico de seguimiento para agradecerles por su tiempo y consideración. Reitere su interés en servirles y deles una fecha en la que puedan esperar recibir su propuesta.

Es importante presentar su propuesta antes que sus competidores, especialmente si el proyecto es una reparación o reemplazo del techo y el tiempo es esencial. Construya siempre en un margen de tiempo realista cuando prometa entregar su propuesta. Nunca pierda su propia fecha límite y siempre esfuércese por superarla.

Muchos contratistas de techos ya han descubierto los enormes beneficios y ahorro de tiempo de las aplicaciones de software que les permiten estimar trabajos, preparar presupuestos, realizar un seguimiento analítico y hacer mucho más desde sus dispositivos móviles.

Por ejemplo, EagleView Technologies es un servicio que utiliza drones para tomar medidas rápidas, detalladas y precisas de techos aéreos para que usted pueda estimar sus trabajos con mucha más precisión.

Las aplicaciones de software, como improveit360, simplifican enormemente el proceso de cotización para que usted pueda preparar sus cotizaciones con más rapidez que antes, entregándolas a sus prospectos y así superando a sus competidores. Este software en particular es también un sistema de gestión de las relaciones con los clientes (CRM), que le ofrece perspectivas y análisis de negocio.

Software Advice^TM es un sitio de revisión donde encontrará una lista completa de dichas aplicaciones diseñadas específicamente para la industria de techos y construcción.

Los contratistas de techos de buena reputación buscan proveedores de buena reputación, por lo que usted debe tener acceso a materiales de marketing preparados profesionalmente, tales como carpetas de presentación, plantillas de cotizaciones y literatura de productos.

Asegúrese de utilizarlos para presentar su propuesta con la misma atención al detalle y a la marca que su presentación inicial de ventas.

La consistencia en todas sus presentaciones refuerza la idea de calidad y compromiso en las mentes de sus clientes potenciales, sean o no conscientes de ello. Es una sutileza psicológica que muchos competidores pueden pasar por alto.

Aunque todavía es una práctica común tratar de cerrar una venta en una sola llamada, hoy en día es más difícil porque los propietarios de viviendas a menudo quieren verificar lo que escuchan en una presentación después del discurso.

Completar un presupuesto o un formulario de propuesta a mano sigue siendo ampliamente aceptado. Sólo asegúrese de hacerlo cuidadosamente. ¡No sea «ese tipo» que garabatea figuras en la parte de atrás de una servilleta manchada de café!

Al igual que su presentación de ventas, su propuesta es esencialmente una pieza de marketing. Usted todavía está persuadiendo al prospecto para que lo elija a usted y a su compañía por encima de los demás. ¿Qué significa eso en términos prácticos?

La razón principal de su prospecto para solicitar una propuesta de varios contratistas de techos es, naturalmente, comparar precios. Usted no quiere ganar el trabajo por ser la opción más barata, sino la mejor.

Por lo tanto, a pesar de que usted estará calculando el costo de las diversas opciones que discutió con los propietarios, usted necesita enfocar su atención en el valor que usted les ofrece.

• ¿Confía usted en la calidad de sus materiales y en la mano de obra de sus instaladores?
• ¿Son sólidas las garantías del fabricante?
• ¿Ofrece usted las mezclas de color disponibles más solicitadas?
• ¿Se esfuerza usted en asegurar la satisfacción y proteger el inmueble del propietario?

¿Qué otros intangibles de valor incalculable puede usted incluir para crear un valor genuino y diferenciarse?

Mantenga las cosas tan simples como sea posible, pero manteniendo un tono amistoso, humilde, pero persuasivo. Aplique las reglas de publicidad probadas a lo largo del tiempo para influir en un resultado positivo:

• Concéntrese en el propietario de la vivienda, no en usted mismo.
• Use las palabras «usted» y «su» más a menudo que «yo», «nosotros» y «nuestro.”
• Haga que cada frase lleve al prospecto a decir «sí.”
• Termine la propuesta con un llamado a la acción muy específico.
• Solicite la venta y describa los siguientes pasos.

La investigación demuestra que el cierre, «Gracias de antemano por su (tiempo, consideración, ayuda, cooperación, negocio, lo que sea aplicable)» aumenta considerablemente la respuesta porque subconscientemente asume que cualquier acción que usted le haya pedido al lector ya habrá sido tomada.

Esperamos que pruebe algunos de estos consejos y técnicas la próxima vez que usted redacte una propuesta de ventas, y nos encantaría que compartiera sus éxitos con sus colegas publicando sus comentarios en las cuentas de Facebook o Twitter de IKO.

Ahora, hablemos de ese importante pedazo de papel: el contrato entre el contratista y el cliente.

Lo básico de un contrato de contratista con el cliente

Los contratos son acuerdos legalmente vinculantes diseñados para proteger los derechos de ambas partes involucradas, es decir, usted como «contratista» y el propietario de la vivienda como «contratante”. Tener un contrato puede ayudarle, como contratista de techos, a cobrar el pago o a defenderse de los reclamos.

La firma de un contrato le brinda al propietario del inmueble la tranquilidad de saber que usted está operando un negocio legítimo y la seguridad de que realizará el trabajo según lo prometido en la propuesta.

Antes de entrar en esta discusión, necesitamos proporcionar algunas aclaraciones en letra pequeña por nuestra parte.

Debido a que los contratos son documentos legales, las disposiciones variarán necesariamente de acuerdo con la legislación federal, estatal, provincial y/o municipal; por lo tanto, es importante que los contratos que usted redacte sean revisados y aprobados por el asesor legal adecuado.

Es imposible que este artículo cubra todas las eventualidades; su finalidad es proporcionar información de carácter general y no debe interpretarse como un asesoramiento jurídico específico.

A continuación, discutiremos los diversos elementos que un contrato de contratista de techos adecuado debe tener en cuenta. La buena noticia es que, una vez que ha formulado un contrato y lo ha revisado y aprobado su asesor legal, el formulario en sí está bastante estandarizado.

Habrá espacios en blanco para completar para precios y otras variables, algunas cláusulas que pueden o no aplicarse en ciertos casos; pero, en general, su contrato será mucho más estable que cualquier propuesta de venta personalizada.

Dicho esto, siempre que se entere de cualquier cambio en la legislación, las políticas de seguridad del trabajador u otros asuntos legales, pida siempre a su abogado que revise y actualice su contrato estándar de techado para asegurarse de que contenga los términos más actuales y que esos términos sean legalmente exigibles.

Como mejor práctica, considere la posibilidad de hacerlo cada trimestre o semestralmente para asegurarse de que las nuevas leyes o reglamentos no se le hayan escapado.

Elementos a incluir en un contrato entre el contratista y el cliente

Información básica de contacto de ambas partes:

• Su nombre, nombre de la empresa, dirección de la empresa, teléfono, correo electrónico, número de licencia/ID.
• Nombre del propietario de la vivienda, dirección, teléfono, correo electrónico.
• Ubicación del lugar donde se realizará el trabajo, si es diferente al anterior.

Cumplimiento de los códigos locales:

• Jurisdicción legal que rige el contrato.
• Leyes y ordenanzas estatales/provinciales/municipales, incluyendo los requerimientos de permisos, licencias, notificaciones de zonificación, inspecciones, etc.

Copias del comprobante de seguro:

• Adhesión (si procede).
• Responsabilidad.
• Seguro de compensación laboral.

Alcance del trabajo a realizar y precios detallados:

Es una buena práctica combinar estos elementos para que el propietario de la vivienda sepa exactamente lo que se está haciendo y cuánto va a costar cada aspecto del trabajo. Incluya los costos de materiales y la mano de obra.

• Describa el trabajo con gran detalle, ya sea un techo nuevo o de reemplazo o una reparación, e incluya las expectativas para el proyecto terminado.
• Incluya detalles y precios para cada opción discutida y acordada.
• Los materiales especifique la marca de los productos para techos que se van a utilizar, por ejemplo: tipo, mezcla de color de tejas de asfalto, tipo de recubrimiento o impermeabilizante, protección de dique de hielo, hilera inicial, así como otros productos, tales como madera contrachapada para reemplazar el entarimado, barrera de vapor, tapajuntas, ventilaciones del techo, turbinas de viento u otras estructuras de techo, y sofito e imposta.
• Cantidades. Asigne una cantidad a cada material y un precio por unidad y un precio total para cada uno, cuántos cuadrados o paquetes de tejas, pies lineales de tejas para hilera inicial, etc.

Métodos de instalación:

• Especifique cómo se instalarán los distintos componentes. Tenga en cuenta que algunas tejas para techo pueden instalarse con cuatro clavos, pero, si el propietario de la vivienda está pagando por garantía limitada superior opcional contra vientos, puede ser necesario instalar seis clavos. Si es así, deberá especificarse en el contrato.
• La mayoría de los proyectos de techos serán aplicaciones de tejas en techos con pendientes, pero, en algunas áreas, los techos planos pueden requerir techos en rollo. Asegúrese de especificar los métodos de instalación e indique el cumplimiento total con el método de instalación recomendado por el fabricante.
• Describa cómo se propone mantener limpio el lugar de trabajo, deshacerse adecuadamente de los materiales de techado viejos, desperdicios del projecto, recolección de los clavos de techado, etc.

Programación:

• Indique las fechas específicas de inicio y finalización del trabajo.
• En algunas jurisdicciones puede ser necesaria una cláusula de «a más tardar», que puede anular el contrato si el contratista no empieza a trabajar a tiempo.
• Describa su política de manejo, programación y cambio de precios en la órden.

Términos y condiciones de pago:

• Indique claramente todos los montos – depósitos, pagos provisionales, saldo adeudado – más todos los impuestos aplicables, junto con los plazos para cada pago y las medidas que deben tomarse en caso de no pago.
• Una provisión de «derecho de rescisión sin penalidad» puede ser requerida en algunas áreas, dándole al propietario de la vivienda el derecho de cancelar el contrato dentro de un período de tiempo específico de 3, 10 o hasta 30 días. Si no es requerido por la ley en su área, usted puede desear establecer su propia política. Si es así, asegúrese de detallarlo en el contrato.

Garantías:

• Si usted garantiza el trabajo de sus instaladores, describa claramente la cobertura ofrecida, las limitaciones y la duración.
• Las garantías limitadas de los fabricantes suelen cubrir los materiales sólo en caso de defectos del producto y los períodos varían; asegúrese de que el propietario del inmueble entienda completamente las disposiciones y la cobertura ofrecida por todas las garantías.
• La mayoría de los reclamos surgen muchos años después de la instalación, y los propietarios se sienten consternados al darse cuenta de que no entendieron completamente las garantías en el momento de la compra. Para evitar esto, considere preparar un segundo documento separado para que el propietario de la vivienda lo firme, verificando que él o ella haya leído, entendido y esté de acuerdo en cumplir con los términos y condiciones según lo estipulado en el contrato y la garantía del fabricante.

Al seguir las pautas anteriores y obtener el asesoramiento legal apropiado, usted y su compañía deberían estar bien protegidos. Aquí hay algunos recursos para más información:

Definición de las cláusulas contractuales

Asuntos legales de contratos para Canadá (ON)

• Plantillas de muestra que usted puede personalizar